Ihre Aufgaben:

• Eigenständige Organisation des Sekretariats
• Organisation der regelmäßigen und allgemeinen Abläufe sowie spezieller Projekte in der Büro-Organisation
• Nationale und internationale Korrespondenz, Telefondienst, Terminmanagement
• Reiseorganisation (Planung, Abrechnung, Dokumentation) in Zusammenarbeit mit einem Reisebüro
• Terminplanung und Terminkoordination
• Empfang und Bewirtung von Gästen
• Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von internen und externen Besprechungen
• Bearbeitung von Posteingang und Postausgang
• Allgemeine Korrespondenz in Deutsch und Englisch
• Führen der Dokumentenablage im Administrations-Bereich
• Materialbestellung und Rechnungsprüfung, Beauftragung von Dienstleistern
• Mitarbeit bei Erstellung eines Handbuchs im Administrations-Bereich
• Allgemeine Büro- und Tee-Küchen-Maintenance

Ihr Profil:

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder ähnliches
• Mehrjährige Berufserfahrung als Teamassistenz
• Sehr gutes Organisationstalent, Teamfähigkeit und eine strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Schnelle Auffassungsgabe mit einem Auge fürs Detail
• Hohe Eigenmotivation, Selbstständigkeit, Belastbarkeit, Flexibilität und Dienstleistungsmentalität
• Sehr gute Umgangsformen und sicheres Auftreten
• Kunden orientierte, eigenständige und strukturierte Arbeitsweise
• Sehr gute Kenntnisse im Umgang mit MS Office
• Fließende Englischkenntnisse